eMail-Archivierung

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Rechts- und revisionssichere eMail-Archivierung

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Unternehmer in Europa sind unabhängig von der Betriebsgröße zur revisionssicheren eMail-Archivierung verpflichtet. Die Archivierung darf aufgrund der geltenden gesetzlichen Anforderungen leider in keinem Unternehmen fehlen.

Damit Sie sich auf Ihr Geschäft konzentrieren können, bieten wir Ihnen ab dem 15. Mai 2018 die rechts- und revisionssichere eMail-Archivierung als Managed Service (MyArchiveService) an. Wir sorgen für Sie mit unseren Servern in Frankfurt, Nürnberg und Frankental für eine lückenlose, eMail-Archivierung die nahtlos alle gesetzlichen Anforderungen zu diesem Thema abdeckt.

Rechtliche Sicherheit für Sie

Jede E-Mail durch die ein Geschäft vorbereitet, abgewickelt, abgeschlossen oder rückgängig gemacht wird, muß über viele Jahre hinweg aufbewahrt werden. Dies kann nur durch den Einsatz einer eMail-Archivierungslösung sichergestellt werden. Wir setzen hierzu für Sie eine regelmäßig durch eine unabhängige Wirtschaftsprüfungsgesellschaft zertifizierte Software ein. Die Prüfung zur Zertifizierung findet auf Grundlage der Prüfungsstandards des Instituts der Wirtschaftsprüfer in Deutschland e.V. (IDW) "Erteilung und Verwendung von Softwarebescheinigungen" (IDW PS 880) statt und berücksichtigt alle Teilaspekte der Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung, welche die Archivierung betreffen.

Die vollständige, originalgetreue und manipulationssichere Archivierung aller eMails ermöglicht zudem die Nutzung von eMails als Beweis und verbessert so den Standpunkt Ihres Unternehmens bei rechtlichen Konflikten.

Ein vollwertiges Archiv für jeden Kunden

Bei MyArchiveService werden die Daten Ihres Unternehmens nicht zusammen mit den Daten anderer Unternehmen in einer übergeordneten Archivlösung gespeichert. Stattdessen richten wir für jeden Kunden eine separate und eigenständige Archiv-Instanz ein. Diese Instanzen speichern jeweils nur die Daten (z.B. eMails, Benutzer und Einstellungen) eines einzelnen Kunden und werden völlig getrennt von einander administriert.

Vollständiger Schutz vor Datenverlusten

eMails können durch technische Fehler wie defekte PST-Dateien verloren gehen oder von Anwendern absichtlich oder unabsichtlich gelöscht werden. Oft löschen Anwender, sobald diese aus dem Unternehmen ausscheiden, das gesamte Postfach. Mit Hilfe unseres MyArchiveService können solche Risiken vollständig ausgeschlossen werden.

Langfristige Unabhängigkeit

MyArchiveService keine Einbahnstraße. Ihre Daten können zu jeder Zeit vollständig, ohne Informationsverlust und in Standardformaten wieder exportiert und Ihrem Unternehmen übergeben werden. eMails werden ohne Informationsverlust und MIME-kompatibel archiviert. Dies ermöglicht nicht nur die Erfüllung von rechtlichen Anforderungen, sondern auch die Weiternutzung der Daten über MyArchiveService hinaus.

Absolute Vertraulichkeit Ihrer Daten

Obwohl wir als Service Provider für die Speicherung Ihrer Daten und die Wartung Ihres Archivs verantwortlich sind, haben wir keinen unmittelbaren Zugriff auf dessen Inhalt. In anderen Worten: Wir administrieren das verschlüsselte Archiv „von außen“ und benötigen dabei keinen Zugriff auf Ihre vertraulichen Daten. Würde solch ein innerer Zugriff erfolgen, würde dies automatisch protokolliert und wäre für Sie als Kunde sofort erkennbar.

Komfortabler und schneller Zugriff

eMails sind eine wichtige und enorm umfangreiche Wissensressource. Unser MyArchiveService ermöglicht allen Anwendern einen extrem schnellen und komfortablen Zugriff auf ihre eMails und steigert so die Produktivität in Ihrem Unternehmen. Alle Mitarbeiter können über eine nahtlose Integration in Microsoft Outlook auf die archivierten eMails zugreifen und diese extrem schnell durchsuchen. Der Zugriff kann dabei auch über die gewohnte Ordnerstruktur erfolgen. Darüber hinaus bietet MyArchiveService natürlich einen Web Access und ein Mobile Web Access für Smartphones und Tablets. Der Web Access ermöglicht den system- und geräteunabhängigen Zugriff auf das Archiv über beliebige Internet-Browser – auch auf Smartphones und Tablets. Der Zugriff über IMAP ermöglicht es, mit einem beliebigen IMAP-fähigen eMail-Client lesend auf das Mailarchiv zuzugreifen. Dies stellt sowohl für viele alternative eMail-Clients (z.B. Mozilla Thunderbird) unter beliebigen Betriebssystemen (z.B. MacOS oder Linux), sowie für mobile Plattformen eine komfortable und schnelle Zugriffsmöglichkeit auf das eMail-Archiv dar.

One-Click-Restore für alle Anwender

Anwender können eMails mit nur einem Mausklick aus dem Archiv heraus wiederherstellen. Das aufwendige Restore von Backups durch den Administrator entfällt völlig.

Verteilte eMails zusammenführen. Platz sparen.

Oft verteilen sich eMails über verschiedene eMail-Server, Anwender-Rechner oder externe Anbieter. Mit Hilfe von MyArchiveService können alle eMails im Unternehmen zentral gesichert und durchsucht werden.

Einfach. Unkompliziert. Sicher.

Unser MyArchiveService ist für Sie einfach. Lineare Strukturen, die sich an Ihren Bedürfnissen orientieren ermöglichen den unkomplizierten Betrieb ohne langwierige Schulung. Unser System unterstützt neben allen bei der twosteps GmbH verwendeten Systeme folgende Mailsysteme:

Microsoft Exchange Server 2003, 2007, 2010, 2013 und 2016

Hosted Exchange

Microsoft Office 365

G Suite

beliebige IMAP- oder POP3-kompatible E-Mail-Server und Webmail-Dienste

Kerio Connect

PST, EML und andere Dateiformate

eMail-Clients wie Microsoft Outlook oder Mozilla Thunderbird oder Mac-Mail

Flexibel

Flexible Archivierungsmethoden ermöglichen die Übernahme bereits vorhandener eMails und die automatische Archivierung aller zukünftigen eMails direkt bei Ein- und Ausgang. eMails können nach ihrer Archivierung automatisch aus den Postfächern gelöscht werden. Die Benutzerliste des Archivs kann auf Wunsch synchronisiert werden (z.B. über eine Activce Directory- oder eine generische LDAP-Integration)

Kosten

Unser Abrechnungssystem ist sehr transparent. Es besteht aus zwei Komponenten: Der Anzahl der Benutzer und dem zusätzlich gebuchten Speicherplatz. Jeder Benutzer hat Inklusiv-Speicherplatz von 1 GB ohne Berechnung.

Kontaktieren Sie uns zu Rechts- und revisionssichere eMail-Archivierung, wir rufen Sie hierzu gerne zurück: Beratungsservice

Kosten-Kalkulator für Rechts- und revisionssichere eMail-Archivierung
Bei jedem Postfach ist ein Speicher von 1 GB inklusiv. Diesen Speicherplatz können Sie natürlich dynamisch nutzen.

Beispiel:

Sie haben z.B. 3 Postfächer, die Sie sichern müssen; damit haben Sie 3 GB inklusiv.

Postfach 1 nutzt 1.5 GB.
Postfach 2 nutzt 0.8 GB.
Postfach 3 nutzt 0.7 GB.

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