eMail-Archivierung

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Rechts- und revisionssichere eMail-Archivierung

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Unternehmer in Europa sind unabhängig von der Betriebsgröße zur revisionssicheren eMail-Archivierung verpflichtet. Die Archivierung darf aufgrund der geltenden gesetzlichen Anforderungen leider in keinem Unternehmen fehlen.

Damit Sie sich auf Ihr Geschäft konzentrieren können, bieten wir Ihnen seit dem 15. Mai 2018 die einzige von der DATEV empfohlene rechts- und revisionssichere eMail-Archivierung am Markt als Managed Service (MyArchiveService) an. Wir sorgen für Sie mit unseren Servern in Frankfurt, Nürnberg, Frankental, Paris, Marseille und Helsinki nicht nur für ein performantes Webhosting, sondern auch für eine lückenlose, eMail-Archivierung die nahtlos alle gesetzlichen Anforderungen zu diesem Thema abdeckt.

Archiv? Anforderungen? Vorgaben?

Eine Archivierung ist die langfristige Speicherung von Daten auf einem externen System. Ihr Zweck ist nicht primär die Wiederherstellung der Daten im Bedarfsfall, sondern die Dokumentation. Wie lange die aufbewahrungspflichtigen Daten auf dem separaten Datenträger vorzuhalten sind, hängt von ihrer Art ab. Die wichtigsten Regelungen für Unternehmen sind in den §§ 238, 257 HGB und § 147 AO zu finden. Diese Normen regeln die unterschiedlichen Fristen für kaufmännische Dokumente. Weitere Vorgabe ist, daß die eMails unverändert zu archivieren sind. Eine reine Ablage von elektronischen Dokumenten in einem Dateisystem erfüllt die Anforderungen an die Unveränderbarkeit regelmäßig nicht. Es reicht auch nicht aus, wenn die geschäftliche eMail-Korrespondenz innerhalb eines Mailsystems oder Dateisystems ohne zusätzliche Sicherungsmaßnahmen aufbewahrt wird. Vielmehr müssen Archivierungssysteme zum Einsatz kommen, mit denen der Nachweis der Unveränderbarkeit der Daten gesichert werden kann, denn die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit ist entscheident: Die Grundsätze hierzu ergeben sich aus § 145 Absatz 1 AO und § 238 Absatz 1 Satz 2 und Satz 3 HGB. Demnach muss die Buchführung so beschaffen sein, dass sich ein sachverständiger Dritter innerhalb einer angemessenen Zeit einen Überblick über die gebuchten Geschäftsvorfälle und die Lage des Unternehmens verschaffen kann. Für die Praxis bedeutet dies, dass die verwendeten elektronischen Systeme sowohl eine sogenannte progressive Prüfung als auch eine retrograde Prüfung der Aufzeichnungen im Rahmen einer Betriebsprüfung erlauben müssen.

Muss jede eMail archiviert werden?

Für Unternehmen und Unternehmer gilt grundsätzlich, dass sie eMails, die zur Abwicklung eines Geschäfts gedient haben, archivieren sollten. Dazu zählen der Schriftverkehr zur Vorbereitung, die endgültigen Aufträge und Rechnungen sowie auch Reklamationen udn Anfragen. Entscheidend sind hierbei nicht nur empfangene eMails, sondern auch gesendete.

Das sind zwar eine ganze Menge eMails, die da gespeichert werden müssen – aber nicht jede eMail. Interne Kommunikation zwischen Kollegen, private Nachrichten gesendet über die geschäftliche eMail-Adresse, Bewerbungen, Nachrichten an den Betriebsrat und auch Spam sind einige Beispiele für eMails, die eigentlich nicht relevant sind für die eMail-Archivierung.

In der Praxis ist es jedoch viel zu kompliziert und aufwendig, einzelne eMails auszusortieren. Sinnvollerweise archiviert man darum pauschal alle eMails und sortiert durch Filtertechniken z.B. Berwerbungen etc aus.

Rechtliche Sicherheit für Sie

Jede E-Mail durch die ein Geschäft vorbereitet, abgewickelt, abgeschlossen oder rückgängig gemacht wird, muß über viele Jahre hinweg aufbewahrt werden. Dies kann nur durch den Einsatz einer eMail-Archivierungslösung sichergestellt werden. Wir setzen hierzu für Sie eine regelmäßig durch eine unabhängige Wirtschaftsprüfungsgesellschaft zertifizierte Software ein. Die Prüfung zur Zertifizierung findet auf Grundlage der Prüfungsstandards des Instituts der Wirtschaftsprüfer in Deutschland e.V. (IDW) "Erteilung und Verwendung von Softwarebescheinigungen" (IDW PS 880) statt und berücksichtigt alle Teilaspekte der Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung, welche die Archivierung betreffen.

Die vollständige, originalgetreue und manipulationssichere Archivierung aller eMails ermöglicht zudem die Nutzung von eMails als Beweis und verbessert so den Standpunkt Ihres Unternehmens bei rechtlichen Konflikten.

Ein vollwertiges Archiv für jeden Kunden

Bei MyArchiveService werden die Daten Ihres Unternehmens nicht zusammen mit den Daten anderer Unternehmen in einer übergeordneten Archivlösung gespeichert. Stattdessen richten wir für jeden Kunden eine separate und eigenständige Archiv-Instanz ein. Diese Instanzen speichern jeweils nur die Daten (z.B. eMails, Benutzer und Einstellungen) eines einzelnen Kunden und werden völlig getrennt von einander administriert; ganz so, wie Sie es bei uns im Webhosting gewohnt sind.

Vollständiger Schutz vor Datenverlusten

eMails können durch technische Fehler wie defekte PST-Dateien verloren gehen oder von Anwendern absichtlich oder unabsichtlich gelöscht werden. Oft löschen Anwender, sobald diese aus dem Unternehmen ausscheiden, das gesamte Postfach. Mit Hilfe unseres MyArchiveService können solche Risiken vollständig ausgeschlossen werden.

Langfristige Unabhängigkeit

MyArchiveService ist keine Einbahnstraße. Ihre Daten können zu jeder Zeit vollständig, ohne Informationsverlust und in Standardformaten wieder exportiert und Ihrem Unternehmen übergeben werden. eMails werden ohne Informationsverlust und MIME-kompatibel archiviert. Dies ermöglicht nicht nur die Erfüllung von rechtlichen Anforderungen, sondern auch die Weiternutzung der Daten über MyArchiveService hinaus.

Absolute Vertraulichkeit Ihrer Daten

Obwohl wir als Service Provider für die Speicherung Ihrer Daten und die Wartung Ihres Archivs verantwortlich sind, haben wir keinen unmittelbaren Zugriff auf dessen Inhalt. In anderen Worten: Wir administrieren das verschlüsselte Archiv „von außen“ und benötigen dabei keinen Zugriff auf Ihre vertraulichen Daten. Würde solch ein innerer Zugriff erfolgen, würde dies automatisch protokolliert und wäre für Sie als Kunde sofort erkennbar.

Komfortabler und schneller Zugriff

eMails sind eine wichtige und enorm umfangreiche Wissensressource. Unser MyArchiveService ermöglicht allen Anwendern einen extrem schnellen und komfortablen Zugriff auf ihre eMails und steigert so die Produktivität in Ihrem Unternehmen. Alle Mitarbeiter können über eine nahtlose Integration in Microsoft Outlook auf die archivierten eMails zugreifen und diese extrem schnell durchsuchen. Der Zugriff kann dabei auch über die gewohnte Ordnerstruktur erfolgen. Darüber hinaus bietet MyArchiveService natürlich einen Web Access und ein Mobile Web Access für Smartphones und Tablets. Der Web Access ermöglicht den system- und geräteunabhängigen Zugriff auf das Archiv über beliebige Internet-Browser – auch auf Smartphones und Tablets. Der Zugriff über IMAP ermöglicht es, mit einem beliebigen IMAP-fähigen eMail-Client lesend auf das Mailarchiv zuzugreifen. Dies stellt sowohl für viele alternative eMail-Clients (z.B. Mozilla Thunderbird) unter beliebigen Betriebssystemen (z.B. MacOS oder Linux), sowie für mobile Plattformen eine komfortable und schnelle Zugriffsmöglichkeit auf das eMail-Archiv dar.

One-Click-Restore für alle Anwender

Anwender können eMails mit nur einem Mausklick aus dem Archiv heraus wiederherstellen. Das aufwendige Restore von Backups durch den Administrator entfällt völlig.

Verteilte eMails zusammenführen. Platz sparen.

Oft verteilen sich eMails über verschiedene eMail-Server, Anwender-Rechner oder externe Anbieter. Mit Hilfe von MyArchiveService können alle eMails im Unternehmen zentral gesichert und durchsucht werden.

Einfach. Unkompliziert. Sicher.

Unser MyArchiveService ist für Sie einfach. Lineare Strukturen, die sich an Ihren Bedürfnissen orientieren ermöglichen den unkomplizierten Betrieb ohne langwierige Schulung. Unser System unterstützt neben allen bei der twosteps GmbH verwendeten Systeme folgende Mailsysteme:

Microsoft Exchange Server 2003, 2007, 2010, 2013 und 2016

Hosted Exchange

Microsoft Office 365

G Suite

beliebige IMAP- oder POP3-kompatible E-Mail-Server und Webmail-Dienste

Kerio Connect

PST, EML und andere Dateiformate

eMail-Clients wie Microsoft Outlook oder Mozilla Thunderbird oder Mac-Mail

Flexibel

Flexible Archivierungsmethoden ermöglichen die Übernahme bereits vorhandener eMails und die automatische Archivierung aller zukünftigen eMails direkt bei Ein- und Ausgang. eMails können nach ihrer Archivierung automatisch aus den Postfächern gelöscht werden. Die Benutzerliste des Archivs kann auf Wunsch synchronisiert werden (z.B. über eine Activce Directory- oder eine generische LDAP-Integration)

Kosten

Unser Abrechnungssystem ist sehr transparent. Es besteht aus zwei Komponenten: Der Anzahl der Benutzer und dem zusätzlich gebuchten Speicherplatz. Jeder Benutzer hat Inklusiv-Speicherplatz von 1 GB ohne Berechnung.

Kontaktieren Sie uns zu Rechts- und revisionssichere eMail-Archivierung, wir rufen Sie hierzu gerne zurück: Beratungsservice

Webhosting
Kosten-Kalkulator für Rechts- und revisionssichere eMail-Archivierung
Bei jedem Postfach ist ein Speicher von 3 GB inklusiv. Diesen Speicherplatz können Sie natürlich dynamisch nutzen.

Beispiel:
Sie haben z.B. 3 Postfächer, die Sie sichern müssen; damit haben Sie 9 GB inklusiv.

Postfach 1 nutzt 7.5 GB.
Postfach 2 nutzt 1.5 GB.
Postfach 3 nutzt 1.0 GB.

Kontaktieren Sie uns zu Rechts- und revisionssichere eMail-Archivierung, wir rufen Sie hierzu gerne zurück: Beratungsservice

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Fazit: eMail-Archivierung nach GoBD und BAO geht mit uns unkompliziert und sicher

Verantwortlich für eine rechtssichere eMail-Archivierung nach GoBD und den geltenden Gesetzen ist stets die Geschäftsführung eines Unternehmens. Verstöße gegen gesetzliche Vorschriften können mit Geldstrafen bis hin zu Freiheitsstrafen geahndet werden.
Daher sollte sich jedes Unternehmen für ein sicheres System zur Langzeitarchivierung von elektronischen Nachrichten entscheiden und sich über die Anforderungen informieren.
Übrigens: Sollten Sie aus Versehen eMails gelöscht haben oder es zu einem Datenverlust in Ihrem Postfach kommen, können Sie mit unserem System sämtliche alten eMails schnell wiederfinden und wiederherstellen. Dies ist durchaus auch für Privatpersonen interessant. Sie müssen keine Angst haben, dass der Speicherplatz in Ihrem Postfach nicht ausreicht und Sie womöglich aus Platzmangel wichtige eMails zu früh löschen.
In einem Rechtsstreit kann es ebenfalls hilfreich sein, wenn Sie auf sämtliche eMails jahrelang Zugriff haben. Eine eMail gilt zwar nicht als Urkunde, jedoch als Augenscheinbeweis.

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